GUIDE – Préparer et animer une réunion créative

Une réunion créative réussie est une réunion bien préparée !

Dans ce guide, vous trouverez en premier une liste pour cadrer la réunion, et en deuxième partie un planning type de réunion.
En troisième partie se trouve des documents : planning et check list à télécharger

Le cadre de la réunion

  1. Le lieu : changez de lieu. Sortir du contexte habituel et quotidien permettra de changer sa manière de penser.
  2. La disposition de la salle : Facilitez les rencontres. Pensez à l’impact sur les gens de la disposition des tables entre un restaurant et un buffet.
  3. Les besoins physiologiques : on est plus attentifs quand les besoins primaires sont satisfaits. Satiété, Sécurité…
  4. Le matériel : le temps de vos collaborateurs est précieux, ne perdez pas les 10 première minutes à installer un projecteur. Réglez toute la logistique en amont.
  5. La date et l’heure : l’après-midi est propice à la créativité.
  6. L’annonce : suscitez l’intérêt en partageant en amont le planning de la réunion créative.
  7. Le déroulé de la réunion : à tout moment, chaque participant doit savoir ce qu’il doit faire et pourquoi.

Un planning type de réunion créative

  1. L’arrivée des participants : une collation est propice aux échanges informels.
  2. Briser la glace : s’échauffer et se synchroniser.
  3. Phase d’écoute : sonder les attentes des participants concernant cette réunion (cela aidera à clôturer et montrer le travail accompli).
  4. Définition du problème : mettre en phase tous les acteurs pour ne pas se tromper de problème.
  5. Phase d’idéation : les règles du brainstorming,1 idée par post it.
  6. Le matériel des activités : gros feutres, post-it, feuilles de papier, rouleau de papier kraft, un minuteur.
  7. Le tri des idées : pour sélectionner les meilleurs idées, à vous de définir ce qui est “meilleur”.
  8. La matérialisation des idées : utilisez des gros feutres pour que les participants ne se focalisent pas sur les détails.
  9. La présentation des prototypes : visibilité et échange autour des productions.
  10. Clôturer la réunion : soignez votre fin ! Les dernières minutes d’un moment sont déterminante dans le souvenir de celui-ci.

Bonne préparation !

Estelle

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