GUIDE – Préparer et animer une réunion créative
Une réunion créative réussie est une réunion bien préparée !
Dans ce guide, vous trouverez en premier une liste pour cadrer la réunion, et en deuxième partie un planning type de réunion.
En troisième partie se trouve des documents : planning et check list à télécharger
Le cadre de la réunion
- Le lieu : changez de lieu. Sortir du contexte habituel et quotidien permettra de changer sa manière de penser.
- La disposition de la salle : Facilitez les rencontres. Pensez à l’impact sur les gens de la disposition des tables entre un restaurant et un buffet.
- Les besoins physiologiques : on est plus attentifs quand les besoins primaires sont satisfaits. Satiété, Sécurité…
- Le matériel : le temps de vos collaborateurs est précieux, ne perdez pas les 10 première minutes à installer un projecteur. Réglez toute la logistique en amont.
- La date et l’heure : l’après-midi est propice à la créativité.
- L’annonce : suscitez l’intérêt en partageant en amont le planning de la réunion créative.
- Le déroulé de la réunion : à tout moment, chaque participant doit savoir ce qu’il doit faire et pourquoi.
Un planning type de réunion créative
- L’arrivée des participants : une collation est propice aux échanges informels.
- Briser la glace : s’échauffer et se synchroniser.
- Phase d’écoute : sonder les attentes des participants concernant cette réunion (cela aidera à clôturer et montrer le travail accompli).
- Définition du problème : mettre en phase tous les acteurs pour ne pas se tromper de problème.
- Phase d’idéation : les règles du brainstorming,1 idée par post it.
- Le matériel des activités : gros feutres, post-it, feuilles de papier, rouleau de papier kraft, un minuteur.
- Le tri des idées : pour sélectionner les meilleurs idées, à vous de définir ce qui est “meilleur”.
- La matérialisation des idées : utilisez des gros feutres pour que les participants ne se focalisent pas sur les détails.
- La présentation des prototypes : visibilité et échange autour des productions.
- Clôturer la réunion : soignez votre fin ! Les dernières minutes d’un moment sont déterminante dans le souvenir de celui-ci.
Bonne préparation !
Estelle