Comment faire valider facilement votre boss / manager ?

Vous trouvez que vous prenez trop de temps pour faire valider votre travail à votre boss (alors que cela vous parait tellement évident) ? Cela vous fatigue ? Il doit approuver la direction dans laquelle vous allez, mais n’est que très peu disponible ?
Cet article est fait pour vous ! Je vous explique comment j’ai fait – avec l’accompagnement de Luc Taesh, coatch agile – pour améliorer mon process de validation :
1. Bilan avant / après
2. Le contenant : la structure
3. Le contenu : les sujets abordés
4. La forme : la manière

3 points de travail :

• Le contenant : la structure
• Le contenu : les sujets abordés
• La forme : la manière

2. LE CONTENANT : la structure des points avec le boss

PROBLÈME : L’agenda du boss souvent booké

Qui dit agenda du boss overbooké dit peu de créneaux disponibles aux heures qui vous conviennent (Appelez-les comme vous voudrez : point, réunion, slot, atelier, RDV…) des emails à faire pour avoir un créneau (même si j’ai un template d’e-mail, cela prend tout de même du temps), le risque que le point soit annulé et reporté alors qu’il a été difficile de le placer etc. Les deux éléments les plus gênant pour moi étaient :

• de perdre facilement 15j, le temps de trouver un créneau => le projet traine, je perds de la motivation
• d’être gênée de demander un créneau à chaque fois => temps perdu régulièrement pour de l’organisation à la place de temps pour travailler sur les projets en eux même. L’impression aussi de demander une faveur à chaque fois.

SOLUTION : Mise en place d’une réunion récurrente de 30 min/semaine

• un créneau fixe chaque semaine qui convienne à chacun
• ritualisé / récurrent = pas de remise en question de ce créneau chaque semaine
• si pas besoin = annulé = du temps en + pour chacun = bonne nouvelle

RISQUES (observés en pratique)

• Si le boss à une urgence et qu’il annule, il est + enclin à débloquer un autre rdv dans la semaine
• S’il a du retard = 30 min c’est court mais ça peut être raccourci / prolongé

3. LE CONTENU : ce que je mets dans ces points

PROBLÈME : J’ai peu de sujets validés

Lors de mes anciens points, J’avais peu de choses validées, des retours là où je n’en attendais pas et donc l’impression de ne pas avancer, voire même parfois de reculer ! Au final, je trouve cela :

• pas motivant
• C’est une perte d’énergie

SOLUTION : préparer pour traîter les sujets du plus certain au moins certain.

Ça à l’air trivial comme ça, de dire qu’une réunion ça se prépare, parce que je sais bien ce que je dois faire valider. Cependant :

• en l’écrivant : cela permet de ne rien oublier
• en organisant les sujets à traiter du plus facile à valider (ce qui est “certain” = transmission d’info, projet abouti…) au moins facile (valider une orientation de projet, une ébauche, un élément moins abouti etc.) cela permet d’aborder les sujets flous / à risque de débordement en fin de réunion tout en ayant déjà validés un certain nombre d’abord.

Voici les différentes catégories de sujets à aborder :

• Ce qui est de l’information : en soit, il n’y a rien à valider, c’est de la transmission d’information. (ex : pour rappel, je suis OFF vendredi ; ou bien ce sujet est lancé et j’attend un retour à telle date etc..)
• Ce qui est certain à valider (à imaginer comme un check-point de jeu vidéo) sont plutôt en fin de projets, sujets avec peu de risque de changement de direction.
• Ce qui ressort plutôt de la discussion, d’échange de point de vue (incertain) : les prochaines étapes, ce qui est modifiable, à déterminer, nouveaux sujets à explorer.

Cette hiérarchisation du plus certain au moins certain me permet le jour J de prendre note des idées du boss pour ce qui est modifiable / non travaillé de mon côté. C’est à dire de lui expliciter que j’entends ses propositions et que je vais voir de quelle manière je peux les intégrer et dans un deuxième temps de recadrer sur les checkpoints que j’ai défini pour me permettre d’avancer. Par exemple le boss voit une étape plus loin que ce que j’ai besoin qu’il valide pour le moment : Je note son idée (à l’endroit ou je note l’ordre du jour), je reformule sa suggestion et je redirige ensuite la discussion sur le point en question à valider.

Cette manière de fonctionner permet au boss d’avancer à mon rythme et qu’il ne découvre pas un sujet terminé directement et devoir refaire tout le processus de conception en accéléré. Cela lui permet d’apporter sa part de créativité dans les projets ainsi que sa vision d’ensemble, de ne pas être qu’un “valideur”.

4. LA FORME : la manière d’échanger

PROBLÈME : dans la prise de parole, chacun veut avoir raison

Cela crée des tensions, une perte d’écoute, personnellement je me focalisais sur mon ressenti désagréable plutôt que d’être là à faire avancer les sujets.

SOLUTION : La CNV !

Les principes de la Communication Non Violente me sont très utile pour clarifier les échanges. Cela ne s’est pas fait en 1 jour mais avec beaucoup d’entrainement avec Luc, et ses ressources disponibles sur son site.

Pour plus d’information sur la CNV, je vous invite à lire l’article de Luc Taesh sur la CNV, visionner des vidéos de conférences de Marshall Rosenberg ou encore ce livre, et surtout de pratiquer !

L’écoute et la reformulation permettent :

• Pour moi : d’être certaine de ce qui est OK pour le boss
• Pour le boss : pour qu’il ait bien compris que moi j’ai bien compris ce qui est important pour lui

Remonter au besoin au lieux d’echanger sur les stratégies possibles permet :

• de focaliser et se mettre d’accord sur le ou les besoins initiaux : c’est la base ! Si on est pas d’accord sur le besoin, cela ne sert à rien d’aborder des moyens / stratégies à utiliser.
• Mettre en avant un point d’accord c’est s’aligner, et ça fait du bien. Ça nourrit notre besoin humain de relation à l’autre : connexion et inclusion. Ça nourrit aussi notre besoin de clarté : les choses sont explicités
• De discuter ensuite des moyens ou stratégies car souvent, il n’y a pas qu’une unique solution.

Au final, ces 3 axes d’organisation des points de validation permettent de passer un moment agréable où chacun est à sa place et participe à faire avancer les sujets à un rythme adapté.